5 sai lầm khi tìm văn phòng ảo tại TPHCM
Khi tìm chọn văn phòng ảo, bạn cần cân nhắc dựa trên nhiều tiêu chí. Tuy vậy, vì nhiều lý do, nhiều chủ doanh nghiệp đã mắc phải 3 sai lầm sau khi tìm văn phòng giao dịch tại thành phố Hồ Chí Minh. Cùng tham khảo bài viết để biết cách chọn văn phòng ảo đảm bảo chất lượng cho đơn vị bạn nhé!
Không có tiêu chí cụ thể khi tìm văn phòng ảo
Tưởng chừng vô lý nhưng rất nhiều người khi tìm văn phòng không xác định tiêu chí cụ thể cho đơn vị của mình. Họ không biết nên thuê văn phòng ảo ở đâu hoặc cần nhận được tiện ích gì.
Xây dựng bộ tiêu chí để tìm kiếm văn phòng phù hợp
Chính vì không xác định được bản thân muốn gì cho văn phòng giao dịch, họ thường tốn khá nhiều thời gian tìm kiếm. Nếu thuộc trường hợp này, bạn thường phải trải nghiệm rất nhiều đơn vị cho thuê, từ đó so sánh và đánh giá. Tuy vậy, quá trình này cũng không hề đơn giản bởi chưa tìm được nhu cầu của bản thân.
Giải pháp: Trước khi bắt đầu tìm kiếm văn phòng ảo, hãy lập ra danh sách những tiện ích doanh nghiệp của bạn cần. Chẳng hạn:
- Vị trí văn phòng ở đâu?
- Ngân sách cho văn phòng ở trong khoảng nào?
- Có yêu cầu về thiết kế văn phòng hay không, nếu có là gì?
- Có cần được sử dụng phòng họp/phòng tiếp khách hay không?
- Có cần được hỗ trợ pháp lý không?
- Có cần được hỗ trợ truyền thông không?
- …
Không dành thời gian đến đánh giá văn phòng ảo mà bạn quan tâm
Với quan điểm văn phòng ảo sử dụng như địa chỉ đăng ký kinh doanh, nhiều khách hàng không đến cảm nhận trực tiếp về không gian văn phòng. Đây là sai lầm thường gặp ảnh hưởng rất lớn đến công việc về sau.
Hẹn, làm việc, đàm phán và thảo luận với khách là cách doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tốt nhất. Tỷ lệ hẹn gặp tăng cũng giúp tăng khả năng “chốt đơn”. Khi công bố địa chỉ doanh nghiệp ở một vị trí, bạn hẹn khách hàng ở địa chỉ khác khiến họ có những đánh giá tiêu cực về hình ảnh đơn vị.
Tham quan văn phòng để đánh giá trực tiếp
Hẹn gặp tại văn phòng giao dịch là nhu cầu tất yếu. Nếu không đến đánh giá, khi có nhu cầu hẹn khách, bạn đến làm việc và nhận ra văn phòng thiết kế không đáp ứng yêu cầu. Không gian làm việc khiến bạn thất vọng, tiện nghi trong văn phòng không đáp ứng đủ. Điều này ảnh hưởng đến năng lượng tích cực trong bạn, đồng thời, cũng tác động đến hình ảnh của công ty trong mắt đối tác.
Giải pháp: Hãy dành một buổi đến và tham quan văn phòng. Bước này giúp bạn cảm nhận không gian, thiết kế và hiểu hơn về gói dịch vụ định sử dụng. Không chỉ vậy, đây cũng là cách để bạn đánh giá trực tiếp thái độ làm việc của đội ngũ nhân sự của bên cho thuê.
Không hiểu tiện ích nhận được từ văn phòng ảo
Có nhiều tính năng được cung cấp khi lựa chọn văn phòng giao dịch. Nếu không nắm rõ về chúng, bạn không sử dụng triệt để quyền lợi của mình. Điều này có thể khiến bạn tốn thêm chi phí và công sức để tìm kiếm đơn vị khác cung cấp dịch vụ. Đôi khi chúng còn ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty.
Chẳng hạn, nếu không rõ văn phòng ảo bạn chọn có dịch vụ tiếp nhận và chuyển tiếp bưu phẩm, bạn sẽ đăng ký địa chỉ nhận công văn, hợp đồng của đối tác tại nhà riêng. Không quản lý được bưu phẩm dễ gây thất lạc thư từ. Không chỉ vậy, địa chỉ công khai và địa chỉ nhận thư khác nhau sẽ khiến khách hàng nghi ngờ về độ uy tín của doanh nghiệp.
Giải pháp: Bạn cần hiểu rõ về các tiện ích nhận được khi lựa chọn văn phòng ảo tại đơn vị. Điều này giúp bạn sử dụng dịch vụ hiệu quả, chuyên nghiệp nhất. Một số tính năng cơ bản một văn phòng ảo cung cấp bao gồm:
- Địa chỉ (giao dịch, đăng ký kinh doanh, công bố trên phương tiện truyền thông,…);
- Đặt bảng tên tại tầng thuê/đại sảnh;
- Tiếp nhận và chuyển tiếp bưu phẩm;
- Lễ tân tiếp khách
- Internet, điện, nước,…
- Sử dụng thiết bị văn phòng (in ấn, photocopy, scan,…);
- Tổng đài điện thoại/fax;
Ngoài ra, tùy thuộc đơn vị cung cấp, tiện ích nhận được có thể có sự khác biệt nhất định. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn, nhận tư vấn từ nhân viên để nắm rõ những tính năng trong gói dịch vụ văn phòng ảo định sử dụng.
Gửi bưu phẩm về địa chỉ khác công bố ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp
Quá tập trung vào giá cả khi tìm thuê văn phòng ảo
Đây cũng là sai lầm phổ biến thường mắc phải của nhiều chủ doanh nghiệp: Chỉ so sánh giá và đưa ra lựa chọn. Tuy vậy, bạn cần quan tâm nhiều hơn đến các yếu tố khác trước khi quyết định.
Chọn đơn vị giá rẻ nhưng thiếu tiện ích hoặc không được hỗ trợ khiến bạn khó cảm thấy hài lòng. Chẳng hạn, khi cần tiếp khách tại văn phòng, bạn không được sử dụng máy chiếu, photo, in ấn. Bạn không thể làm việc với khách trong sự chuẩn bị tốt nhất. Ngoài ra, nhân viên thái độ kém, thiếu nhiệt tình, không thân thiện cũng làm ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm của bạn và khách hàng của mình.
Giải pháp: Bên cạnh giá cả, hãy lựa chọn văn phòng ảo dựa trên nhiều tiêu chí. Chất lượng dịch vụ, thái độ nhân viên hỗ trợ, đa dạng tiện ích là những yếu tố nên kết hợp khi tìm văn phòng giao dịch.
Không sử dụng văn phòng ảo Winplace
Văn phòng ảo Winplace trong tòa nhà Citilight, số 45 Võ Thị Sáu, phường Đakao, Quận 1. Với vị thế đắc địa, thuận lợi lưu thông và di chuyển, đây là địa chỉ “đắt giá” để hẹn khách và công bố trên phương tiện truyền thông.
Lựa chọn văn phòng giao dịch Winplace, bạn nhận được rất nhiều tiện ích với dịch vụ tốt nhất. Bên cạnh những tính năng cơ bản khi thuê văn phòng ảo, chọn Winplace Coworking Space, khách hàng được:
- Thanh toán trả góp: giảm áp lực tài chính;
- Hỗ trợ dịch vụ pháp lý;
- Hỗ trợ truyền thông.
Chỉ từ 545.000 đồng/tháng khách hàng được trải nghiệm tốt nhất khi lựa chọn Winplace. Chính vì vậy, bỏ qua đơn vị này là quyết định đáng tiếc của doanh nghiệp.
Giải pháp: Liên hệ với Winplace theo hotline 0976312066 để được tư vấn va hỗ trợ tốt nhất.
Kết luận
Để chọn được văn phòng ảo chất lượng và đẳng cấp, tuyệt đối không mắc phải 5 sai lầm kể trên. Đây là cách đơn giản nhất giúp bạn rút ngắn thời gian tìm kiếm nhưng vẫn chọn được văn phòng phù hợp. Đừng ngại gọi đến Winplace để được tư vấn dịch vụ đầy đủ, chi tiết.
